L’emergenza COVID-19 ha accelerato l’esigenza di un mutamento nel mondo del lavoro, mettendo a dura prova la capacità di cambiamento e adattamento di molte Aziende.

Prima di spiegare cos’è il Remote Management e di capire a quali sfide andremo incontro nella gestione a distanza, è opportuno ribadire cosa si intende per Smart Working.

Lo Smart Working si definisce come un cambiamento del modello lavorativo in senso classico e si caratterizza per la capacità:

• di ridefinire e riconsiderare spazi e orari del posto di lavoro
• di ottenere risultati migliori in termini di produttività
• di lavorare ricorrendo a nuovi strumenti tecnologici
• di operare in un clima organizzativo basato sulla fiducia
• di operare con un assetto che consente di godere di una maggiore responsabilità e maggiore autonomia.

Per ambire ad un modello di lavoro agile, efficace ed efficiente è necessario, però, mutare ciò che si trova alla base di un’organizzazione, ovvero la cultura aziendale.

Difatti, i protagonisti di questo cambiamento non sono solo i dipendenti.

Giocano un ruolo essenziale i manager, che necessitano di riorganizzare il proprio modus operandi al fine di fronteggiare efficacemente il nuovo assetto lavorativo, in cui la gestione delle proprie attività e dei propri dipendenti avviene, interamente, o quasi, da remoto.

Che cos’è il Remote Management?

Vediamo nel dettaglio cosa si intende per gestione da remoto.

Il Remote Management consiste nella gestione a distanza, da parte della leadership aziendale, dei propri collaboratori e delle loro attività.

Le sfide del Remote Management

La Tecnologia e le modalità di comunicazione

Fatto proprio il concetto di Smart Working, è importante scegliere il giusto set di strumenti per lavorare al meglio a distanza.

Alla base di una buona comunicazione da remoto c’è la tecnologia.

Ogni azienda che decide di affacciarsi al mondo del lavoro agile deve dotarsi della giusta strumentazione. Parliamo di strumenti come: cloud, device portatili, strumenti di instant messaging.

L’obiettivo è quello di scegliere strumenti che meglio si adattino alle proprie esigenze.

Ciò comporta, inevitabilmente, la semplificazione della gestione delle attività in modo da facilitare il dialogo, la collaborazione e la condivisione di idee, informazioni e documenti tra colleghi e datore di lavoro.

Non solo. La scelta di questi nuovi strumenti deve:

• rispondere alle esigenze conoscitive del team
• prevedere una sessione di formazione, qualora ci siano difficoltà nell’utilizzo degli strumenti da parte dei membri del gruppo di lavoro.

Inoltre, che sia una riunione online o la partecipazione ad un webinar, per semplificare le procedure e per ottimizzare al meglio il tempo a disposizione, è consigliabile inviare anticipatamente i documenti di cui si andrà a discutere, in modo tale che tutti i partecipanti siano perfettamente allineati e preparati all’incontro.

La definizione di obiettivi chiari e raggiungibili

Definire obiettivi chiari e raggiungibili è fondamentale perché permette di verificare che le attività assegnate siano state svolte senza troppe difficoltà e senza intoppi.

L’assegnazione di attività specifiche e pertinenti aiuta il team a lavorare per step, riducendo il rischio di non riuscire a raggiungere gli obiettivi prefissati entro le scadenze prestabilite.

Inoltre, il manager deve determinare il maniera chiara le responsabilità e i ruoli di ciascun membro del team.

Rimanere in contatto con il team e ottenere feedback

Aver definito le attività per ciascun membro, ad esempio, per le successive due settimane, non significa controllare in maniera ossessiva i propri dipendenti attraverso l’invio di e-mail o messaggi giornalieri. Questo atteggiamento provocherebbe sicuramente spiacevoli conseguenze.

Piuttosto è consigliabile organizzare degli incontri virtuali, anche di pochi minuti, utili a fare il punto della situazione.

Questi meeting virtuali possono essere di natura sincrona, quando c’è la necessità e l’urgenza di confrontarsi su un argomento specifico, oppure di natura asincrona, utile per la condivisione di informazioni.

Una soluzione altrettanto valida, per verificare che il team non abbia riscontrato problemi, è quella di chiedere regolarmente dei feedback.

Questa pratica permette di individuare soluzioni tempestive a possibili problematiche senza però interrompere l’intero processo in atto.

In definitiva, possiamo dire che una buona gestione del Remote Management è sinonimo di una gestione smart, caratterizzata da una leadership pronta, flessibile e in grado di guidare il proprio team sfidando la distanza e utilizzandola a proprio favore.